W dobie dynamicznego rozwoju cyfrowych usług publicznych, jednym z najbardziej niedocenianych obszarów pozostaje obsługa czynności notarialnych – a przecież to właśnie notariusze są gwarantami bezpieczeństwa prawnego i stabilności obrotu cywilnoprawnego. Obecnie zarówno kancelarie, jak i instytucje państwowe borykają się z wielością formatów dokumentów, rozproszoną informacją oraz obowiązkiem składania licznych raportów w odmiennych formatach (papierowych i cyfrowych). W odpowiedzi na te wyzwania powstała koncepcja budowy wspólnego, zintegrowanego systemu informatycznego – rozwiązania, które może przynieść korzyści wszystkim stronom: notariuszom, samorządowi zawodowemu, organom nadzorczym i państwu.
Nowy impuls – spółka technologiczna notariuszy
W styczniu 2025 roku środowisko notarialne zrobiło znaczący krok naprzód – notariusze powołali własną spółkę technologiczną i-Rejent Sp. z o.o., której celem jest ujednolicenie procesu przetwarzania informacji w polskim notariacie. Inicjatorami tej współpracy byli członkowie Zarządu Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej – Pani Prezes Anna Dańko Roesler oraz Pan Paweł Orłowski – wspierani przez Roberta Śmietankę, długoletniego prezesa spółek SoftCream i internet.pl, pełniącego funkcję dostawcy technologii. Ta unikalna koalicja wiedzy prawniczej i kompetencji technologicznych dała fundament do budowy systemu, który ma szansę stać się standardem w całym kraju.
Wspólna platforma – zaufanie i efektywność
Projekt takiej platformy, rozwijany m.in. przez środowisko skupione wokół systemu aiRejent, zakłada pełną obsługę obiegu aktów notarialnych, poświadczeń, pełnomocnictw, testamentów oraz innych dokumentów – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. System ten działałby w modelu centralnego Domu Operacyjnego Metadanych (DOM), który definiowałby i zarządzałby jednolitym standardem metadanych oraz cyfrowym wypisem/odpisem aktu.
Korzyści dla państwa wynikające z wdrożenia jednego spójnego systemu:
- Źródłowa informacja w formie cyfrowej:
Organy takie jak GIIF, KAS, sądy czy urzędy skarbowe otrzymywałyby standaryzowany wypis aktu z pełnymi metadanymi. Dane przesyłane byłyby automatycznie, z zachowaniem integralności i autentyczności dokumentu. - Ujednolicenie raportowania:
Zamiast dziesiątek osobnych systemów i formularzy – jeden system generuje zgodne z wymaganiami GIIF i KAS raporty oraz karty transakcji. - Zwiększenie skuteczności nadzoru i kontroli:
Możliwość szybkiego reagowania na podejrzane transakcje – w ramach automatycznych analiz ryzyka AML. - Bezpieczeństwo obrotu prawnego:
Centralne repozytorium wypisów eliminuje ryzyko fałszerstw i błędów interpretacyjnych. - Efektywność administracyjna:
Automatyzacja redukuje koszty, skraca czas i zwiększa dokładność przetwarzania danych. - Wsparcie dla wymiaru sprawiedliwości:
Sądy otrzymują akty notarialne w formacie zgodnym z wymaganiami regulaminu urzędowania sądów powszechnych.
Rola samorządu i Stowarzyszenia Notariuszy RP
Zarówno Krajowa Rada Notarialna wraz z Izbami Notarialnymi, jak i Stowarzyszenie Notariuszy RP mogą odegrać kluczową rolę jako katalizator zmian. To one powinny:
- Ustanowić standardy techniczne i prawne dla wspólnego systemu.
- Reprezentować interes notariatu w rozmowach z ministerstwami i GIIF.
- Dbać o równy dostęp notariuszy do narzędzi technologicznych.
Rekomendacje: jak zbudować skuteczny system wspólnej współpracy
- Powołanie wspólnej grupy roboczej (notariat – samorząd – państwo – firmy IT).
- Zintegrowany plan wdrożenia, uwzględniający obecne procedury AML.
- Finansowanie systemu z funduszy cyfryzacji i wkładów członkowskich.
- Otwarcie na integrację z ePUAP, eKW, mObywatel, login.gov.pl.
- Edukacja i wsparcie dla notariuszy.
- Wspólna polityka bezpieczeństwa danych, zgodna z RODO i ustawą AML.
Powstanie jednego, wspólnego systemu informatycznego obsługującego pełny cykl życia czynności notarialnej to nie tylko korzyść dla kancelarii i notariuszy. To przede wszystkim ogromna wartość dla państwa – precyzyjna informacja, spójność danych, eliminacja błędów i zwiększenie skuteczności kontroli oraz bezpieczeństwa obrotu prawnego. Współdziałanie wszystkich środowisk – od notariuszy, przez samorząd, aż po instytucje państwowe – to jedyna droga, by urzeczywistnić tę wizję. Spółka i-Rejent już rozpoczęła ten proces – teraz czas, by dołączyło do niego całe środowisko.
Źródło – www.i-rejent.pl